Organiser un événement ne s’improvise pas. Toute une série d’aspects sont à prendre en compte par l’organisateur et à analyser par l’autorité publique, de la sécurité à l’hygiène en passant par le respect du voisinage. C’est pour ces différentes raisons que la Ville de Charleroi a décidé de simplifier toutes démarches grâce à l’arrivée du « Doc Event ».
Avec ce nouvel outils, l’organisateur d’un événement doit donc remplir ce « doc event » qui pose des questions sur tous les aspects inhérents à son organisation.
Dans le cadre de la transition numérique initiée en début de législature, la Ville de Charleroi a acquis la solution IA.Téléservice de l’intercommunale Imio. Celle-ci consiste en un guichet citoyen multimodal, conçu pour augmenter l’offre de services numériques communaux, améliorer le service aux citoyens et simplifier le travail des agents.
Le « doc event » digitalisé : une première en Wallonie
Remplir une demande d’autorisation pour l’organisation d’un événement, le fameux « doc event », peut donc parfois s’avérer fastidieux au vu du nombre de questions auxquelles l’organisateur doit répondre sur tous les aspects inhérents à son organisation.
« La digitalisation permet de simplifier cette démarche et de gagner en efficacité et en interactivité » explique Babette Jandrain, échevine des Fêtes. « Outre l’économie de dizaine de milliers de feuilles de papier, la longueur de la démarche administrative se voit raccourcie et la communication avec l’administration améliorée ».
Dès à présent, les organisateurs peuvent soumettre leur demande en ligne, connaître le statut de celle-ci et être tenu informés instantanément de son avancée. Il leur suffit de créer leur compte sur la plateforme e‑guichet de Charleroi avec leur carte d’identité électronique ou l’application It’sme, afin de sécuriser l’échange des données. Le formulaire “Organiser un événement à Charleroi” pourra être complété en quelques minutes, et permettra également l’ajout des annexes indispensables au bon suivi de la demande.
Une nouvelle procédure digitalisée au profit du citoyen qui permet à l’administration communale de traiter les dossiers dans les meilleurs délais tout en gagnant du temps et en optimisant l’utilisation des ressources.
En pratique ?
Dès à présent, en tant qu'organisateur, vous pourrez soumettre votre demande en ligne, connaître le statut de celle-ci et être tenu informé de son avancée à tout moment.
- Simplification de la démarche
- Délais raccourcis
- Gain de temps
- Economie de papier
Deux guides sont également mis en ligne :
- Vademecum d'organisation d'évènements : Réponses à toutes les questions qu’un organisateur peut se poser quant à la bonne organisation de son évènement.
- Vademecum ASBL Greg et Mel : Conseils concernant la prévention et la réduction des risques en milieu festif.
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